Kỹ năng họp hiệu quả giúp mỗi cuộc họp ngắn hơn và có kết quả rõ hơn. Với người mới, họp thường là nơi vừa học vừa lo, nhưng nếu có chuẩn bị, bạn sẽ thấy mọi thứ dễ hơn nhiều. Một vài thói quen đơn giản là đủ để bạn đóng góp tốt.
Trước cuộc họp cần chuẩn bị gì?
Hãy xem trước nội dung và tài liệu, ghi lại những điểm bạn cần báo cáo hoặc muốn hỏi. Nếu họp trực tuyến, kiểm tra mạng, âm thanh và nơi ngồi từ trước. Đến đúng giờ là biểu hiện nhỏ nhưng quan trọng của tác phong chuyên nghiệp, một phần của các kỹ năng nghề nghiệp ở nơi làm việc.
Cách phát biểu và ghi chép
- Nói ngắn, vào việc chính, tránh lặp lại điều đã được nêu.
- Chờ đến lượt và không ngắt lời người khác.
- Ghi lại các quyết định, người phụ trách và thời hạn.
- Hỏi lại khi chưa rõ để tránh hiểu nhầm sau cuộc họp.
Sau cuộc họp nên làm gì
Trong vòng một ngày, bạn nên gửi lại biên bản ngắn hoặc ghi chú những việc đã thống nhất, nếu bạn được giao. Hãy đánh dấu các việc của mình vào danh sách và bắt đầu theo thời hạn. Việc theo dõi sát sao chính là cách bạn xây dựng uy tín, và là phần của kinh nghiệm làm việc đáng học hỏi.
Lưu ý khi họp trực tuyến
Hãy tắt micro khi không nói, bật camera nếu nhóm yêu cầu và chọn nền gọn gàng. Tránh làm việc khác trong lúc họp. Nếu cần ngắt lời, bạn có thể dùng chức năng giơ tay hoặc nhắn trong khung trò chuyện. Việc giao tiếp tốt trong họp cũng phản ánh cách bạn thể hiện ở buổi gặp nhà tuyển dụng, bạn có thể xem thêm mẹo phỏng vấn.
Câu hỏi thường gặp
Người mới có nên phát biểu trong họp không?
Nên, nhất là khi bạn có thông tin hữu ích hoặc cần hỏi. Hãy nói ngắn và rõ.
Làm sao ghi chép nhanh mà đủ ý?
Ghi từ khóa, quyết định, người phụ trách và thời hạn, sau đó bổ sung chi tiết.
Nên làm gì nếu cuộc họp quá dài?
Đề xuất đặt thời gian cho từng nội dung và chốt kết quả cuối buổi.
Xem thêm
Khám phá thêm những kỹ năng nghề nghiệp hữu ích cho người đi làm tại Việc làm thêm cho bạn. Nếu cần tra lại sau, hãy lưu bài viết về kỹ năng họp hiệu quả này lại.