Kỹ năng kế toán cơ bản không bắt đầu từ những báo cáo phức tạp, mà từ thói quen ghi từng con số cho đúng, giữ từng chứng từ cho đủ và kiểm tra lại trước khi gửi. Người mới thường lo mình thiếu kiến thức chuyên sâu, trong khi điều doanh nghiệp quan tâm trước tiên là sự cẩn thận và trung thực. Bài viết này gợi ý những kỹ năng nên rèn ngay từ đầu.
Kế toán làm gì mỗi ngày?
Tùy quy mô doanh nghiệp, người làm kế toán có thể phụ trách thu chi, công nợ, kho, lương hoặc tổng hợp báo cáo. Ở nơi nhỏ, một người thường làm nhiều việc. Ở nơi lớn, công việc được chia thành các phần chuyên biệt. Điểm chung là luôn xoay quanh chứng từ, sổ sách và số liệu.
Một ngày làm việc thường gồm nhận và kiểm tra chứng từ, nhập liệu, đối chiếu với ngân hàng hoặc kho, trả lời các câu hỏi của bộ phận khác và chuẩn bị số liệu cho các kỳ báo cáo. Công việc có tính chu kỳ rõ, với những giai đoạn cuối tháng hoặc cuối năm thường bận hơn.
Nếu bạn đang cân nhắc ngành này, hãy xem thị trường các ngành nghề để biết nhu cầu tuyển và cách các doanh nghiệp mô tả vị trí kế toán, từ đó chọn hướng học phù hợp.
Những kỹ năng nền tảng
Kế toán đòi hỏi vừa kiến thức vừa thói quen làm việc. Bốn kỹ năng sau là nền tảng cho người mới:
- Cẩn thận và chính xác: nhập đúng từng con số, kiểm tra lại số chữ số, ngày tháng, mã tài khoản và tên đối tượng.
- Sử dụng bảng tính và phần mềm kế toán: biết dùng hàm cơ bản, lọc, sắp xếp, đối chiếu dữ liệu và làm quen với phần mềm doanh nghiệp đang dùng.
- Hiểu chứng từ và quy trình: biết loại chứng từ nào dùng cho giao dịch nào, ai ký, lưu ở đâu và trong bao lâu theo quy định.
- Giữ bí mật và trung thực: số liệu tài chính là thông tin nhạy cảm, và bạn không nên chia sẻ hoặc chỉnh sửa theo cách không đúng quy định.
Ngoài bốn kỹ năng này, khả năng giải thích rõ ràng cũng rất cần. Bạn sẽ thường phải trả lời những người không chuyên về số liệu, nên biết nói đơn giản, dùng ví dụ và tránh thuật ngữ khó là một lợi thế lớn.
Cách rèn tính cẩn thận và độ chính xác
Hãy tạo cho mình một quy trình kiểm tra cố định, ví dụ kiểm tra tổng số, đối chiếu một vài mẫu ngẫu nhiên và đọc lại các số lớn hoặc bất thường. Quy trình lặp lại giúp bạn bắt lỗi nhanh hơn thay vì phụ thuộc vào cảm giác.
Khi phát hiện chênh lệch, đừng tự sửa theo ý mình. Hãy truy ngược về chứng từ gốc, xác định nguyên nhân và báo cho người phụ trách nếu cần. Việc ghi chú lại lý do điều chỉnh là thói quen chuyên nghiệp mà người làm lâu năm luôn giữ.
Hãy làm quen công cụ qua bài tập thực tế như lập bảng chi tiêu cá nhân hay đối chiếu một danh sách giả định. Bạn có thể xem thêm kỹ năng tin học văn phòng để biết cách học bảng tính hiệu quả và những thao tác nên nắm trước.
Cập nhật quy định và phát triển lâu dài
Quy định về kế toán, thuế và hóa đơn có thể thay đổi theo thời gian. Vì vậy, đừng chỉ dựa vào kiến thức đã học. Hãy theo dõi hướng dẫn chính thức, trao đổi với người có kinh nghiệm và kiểm tra lại quy định hiện hành trước khi áp dụng vào công việc.
Khi đã vững cơ bản, bạn có thể học sâu hơn về một mảng như thuế, kế toán quản trị hay phân tích tài chính. Chứng chỉ có thể giúp ích, nhưng điều nhà tuyển dụng thường đánh giá là khả năng làm thật và độ tin cậy trong công việc.
Về quyền lợi, hãy hỏi rõ thu nhập, giờ làm việc ở kỳ cao điểm và chế độ bảo hiểm trước khi nhận việc. Bạn có thể tham khảo kinh nghiệm xin việc để chuẩn bị hồ sơ và cách trao đổi với nhà tuyển dụng cho vị trí kế toán.
Câu hỏi thường gặp
Người trái ngành có làm kế toán được không?
Có thể, nếu bạn học kiến thức nền, luyện kỹ năng bảng tính và tìm cơ hội thực hành, ví dụ ở vị trí trợ lý hoặc nhập liệu. Nhiều nơi quan tâm đến độ cẩn thận và khả năng học hơn là ngành học, nhưng một số vị trí có thể yêu cầu bằng cấp hoặc chứng chỉ.
Kế toán có phải giỏi toán không?
Không cần giỏi toán cao cấp. Công việc chủ yếu dùng phép tính cơ bản, nhưng đòi hỏi sự cẩn thận, tư duy hệ thống và khả năng đọc hiểu quy định. Bạn có thể rèn dần qua công việc và các bài thực hành.
Làm kế toán có áp lực không?
Có, nhất là ở kỳ chốt sổ và báo cáo. Người làm tốt thường lập kế hoạch sớm, chia việc thành các mốc và kiểm tra từng bước thay vì dồn đến phút cuối. Hãy hỏi rõ lịch làm việc cao điểm khi ứng tuyển.
Xem thêm
Khám phá thêm những kỹ năng nghề nghiệp hữu ích cho người đi làm tại Việc làm thêm cho bạn. Nếu cần tra lại sau, hãy lưu bài viết về kỹ năng kế toán cơ bản này lại.