Kỹ năng viết email công việc cho thấy sự cẩn thận và chuyên nghiệp của bạn ngay từ những dòng đầu tiên. Một email rõ ràng giúp người nhận hiểu nhanh và phản hồi nhanh. Ngược lại, email dài dòng dễ bị bỏ qua.
Một email công việc tốt gồm những phần nào?
Cấu trúc thường gặp gồm tiêu đề, lời chào, nội dung chính, đề nghị hoặc hành động mong muốn và lời kết. Mỗi phần chỉ cần vài câu ngắn. Nếu bạn dùng email để ứng tuyển, những nguyên tắc này cũng áp dụng, và bạn có thể xem thêm kinh nghiệm xin việc để chuẩn bị tốt hơn.
Nguyên tắc viết email gọn và rõ
- Tiêu đề nêu đúng nội dung, tránh để trống hoặc quá chung chung.
- Mở đầu bằng lời chào phù hợp với người nhận.
- Dùng câu ngắn, đoạn ngắn, tránh viết hoa toàn bộ.
- Kiểm tra tệp đính kèm và lỗi chính tả trước khi gửi.
Mẫu cấu trúc có thể áp dụng ngay
Bạn có thể mở bằng một câu chào, nêu lý do viết email trong một hai câu, trình bày thông tin cần thiết, rồi kết thúc bằng đề nghị cụ thể cùng lời cảm ơn. Nếu cần phản hồi trước một thời điểm, hãy ghi rõ thời hạn. Sau buổi gặp, một email cảm ơn ngắn cũng là cách ghi điểm, bạn có thể tham khảo mẹo phỏng vấn để biết cách viết.
Lỗi thường gặp
Những lỗi hay gặp gồm gửi nhầm người nhận, quên tệp đính kèm, dùng giọng điệu quá thân mật hoặc viết một email chứa quá nhiều yêu cầu. Hãy đọc lại một lượt trước khi gửi. Email tốt là một phần của kỹ năng giao tiếp chuyên nghiệp và giúp bạn tạo thiện cảm lâu dài.
Câu hỏi thường gặp
Email công việc nên dài bao nhiêu?
Đủ để người nhận hiểu và hành động. Thường vài đoạn ngắn là hợp lý.
Có nên dùng biểu tượng cảm xúc không?
Tùy văn hóa công ty và đối tượng nhận. Với email trang trọng, nên hạn chế.
Khi nào nên nhắc lại email chưa được trả lời?
Thường sau vài ngày làm việc, hãy gửi một lời nhắc lịch sự và nêu lại thời hạn nếu có.
Xem thêm
Khám phá thêm những kỹ năng nghề nghiệp hữu ích cho người đi làm tại Việc làm thêm cho bạn. Nếu cần tra lại sau, hãy lưu bài viết về kỹ năng viết email công việc này lại.