"Alo, em có phải là bạn đã ứng tuyển vị trí nhân viên kinh doanh bên chị không? Em có tiện nói chuyện khoảng mười lăm phút không?" Nhiều bạn trẻ kể với tôi rằng họ trượt ngay từ cuộc gọi kiểu này, không phải vì thiếu năng lực mà vì đang ở ngoài đường, quên mình đã nộp vào đâu, trả lời ấp úng. Phỏng vấn qua điện thoại khác phỏng vấn video ở chỗ bên kia không nhìn thấy bạn. Mọi ấn tượng đều dồn vào giọng nói, nội dung và sự sẵn sàng. Tin tốt là chỉ cần chuẩn bị một chút, bạn đã hơn phần lớn ứng viên khác.
Vòng sơ loại qua điện thoại: HR thường hỏi gì trong 10 đến 15 phút
Mục đích của cuộc gọi sơ loại là kiểm tra nhanh những điều cơ bản trước khi mời bạn gặp trưởng bộ phận. Câu hỏi thường xoay quanh:
- Giới thiệu ngắn về bản thân và kinh nghiệm liên quan đến vị trí.
- Vì sao bạn ứng tuyển vị trí này, công ty này.
- Thông tin thực tế: nơi ở, thời gian có thể bắt đầu làm, có đi ca hay đi công tác được không.
- Mức lương mong muốn hoặc khoảng lương bạn chấp nhận.
- Một hai câu kiểm tra nội dung trong CV, ví dụ "Em làm cụ thể việc gì ở chỗ thực tập?".
- Bạn có câu hỏi gì không ở cuối cuộc gọi.
Phần giới thiệu bản thân nên gói trong khoảng một phút, gồm bạn là ai, đã làm gì liên quan, vì sao hợp với vị trí. Bài cách giới thiệu bản thân gọn và đúng trọng tâm có khung câu bạn có thể dùng lại.
Chuẩn bị tờ ghi chú cạnh điện thoại
Lợi thế lớn nhất của phỏng vấn qua điện thoại là bạn được nhìn tài liệu mà người kia không biết. Hãy tận dụng. Mỗi khi nộp hồ sơ vào một nơi, chuẩn bị một tờ giấy hoặc một ghi chú trên máy tính gồm:
- Tên công ty, vị trí đã ứng tuyển, ngày nộp và nơi bạn thấy tin tuyển.
- 3 ý chính trong phần giới thiệu bản thân.
- 2 đến 3 ví dụ cụ thể về việc bạn đã làm, có kết quả.
- Khoảng lương mong muốn và lý do.
- Ngày sớm nhất bạn có thể đi làm.
- 2 câu hỏi muốn hỏi lại nhà tuyển dụng.
Ghi theo gạch đầu dòng, đừng viết thành văn để đọc. Đọc nguyên văn qua điện thoại nghe rất rõ và thiếu tự nhiên. Đặt sẵn CV bản bạn đã nộp cho nơi đó, một cây bút và giấy trắng để ghi lại tên người gọi, lịch hẹn vòng sau.
Chọn chỗ yên tĩnh, chú ý giọng nói và nhịp nói
Nếu có lịch hẹn trước, hãy chủ động chuẩn bị không gian:
- Chọn phòng kín, tắt tivi, báo người nhà, tránh quán cà phê và ven đường.
- Sạc đầy pin, kiểm tra sóng điện thoại ở chỗ ngồi. Nếu sóng yếu, xin đổi sang gọi qua ứng dụng.
- Tắt thông báo các ứng dụng khác để không bị tiếng kêu chen ngang.
- Ngồi thẳng hoặc đứng khi nói. Giọng sẽ chắc và rõ hơn so với nằm.
- Mỉm cười khi chào. Bên kia không thấy nhưng nghe được sự khác biệt trong giọng.
Về nhịp nói, hãy nói chậm hơn thường ngày một chút, ngắt câu rõ, không chen lời người hỏi. Trả lời xong thì dừng lại, đừng lấp khoảng lặng bằng những câu lan man. Nếu không nghe rõ câu hỏi, cứ lịch sự hỏi lại: "Dạ, chị có thể nhắc lại câu hỏi giúp em được không ạ?"
Nếu sau vòng này bạn được mời phỏng vấn qua video, phần chuẩn bị thiết bị, ánh sáng và khung hình sẽ khác. Bạn có thể đọc thêm mẹo phỏng vấn online khi đến bước đó.
Xử lý khi bị gọi bất ngờ
Bạn hoàn toàn có quyền xin hẹn lại nếu đang không tiện. Nhà tuyển dụng chuyên nghiệp hiểu điều này. Điều quan trọng là xin hẹn một cách rõ ràng:
- Cảm ơn và xác nhận bạn có quan tâm vị trí: "Dạ em cảm ơn chị đã gọi, em rất quan tâm vị trí này."
- Nói ngắn lý do và đề xuất thời gian cụ thể: "Hiện em đang ở ngoài đường, khoảng 30 phút nữa em gọi lại cho chị được không ạ?"
- Hỏi tên người gọi và số điện thoại để chủ động gọi lại.
- Trong lúc chờ, mở lại tin tuyển và tờ ghi chú.
Đừng cố trả lời khi đang lái xe hay ở nơi ồn ào. Một câu trả lời đứt quãng gây ấn tượng xấu hơn nhiều so với việc xin hẹn lại 30 phút.
Xác minh cuộc gọi tuyển dụng thật, từ chối yêu cầu chuyển tiền
Mùa cuối năm cũng là lúc nhiều cuộc gọi mạo danh tuyển dụng. Vài dấu hiệu cần dừng lại kiểm tra:
- Người gọi không nói được tên công ty, vị trí cụ thể hay bạn đã nộp hồ sơ ở đâu.
- Được nhận ngay sau vài câu hỏi, lương cao bất thường so với yêu cầu công việc.
- Yêu cầu chuyển tiền cho phí hồ sơ, đồng phục, đào tạo, đặt cọc, hay làm nhiệm vụ trên ứng dụng.
- Yêu cầu cung cấp mã OTP, mật khẩu, ảnh chụp thẻ ngân hàng.
- Hối thúc phải quyết định ngay trong cuộc gọi.
Cách xác minh đơn giản: tra tên công ty, gọi vào số tổng đài công bố trên trang web chính thức, so với email xác nhận lịch hẹn có dùng tên miền công ty hay không. Với mọi yêu cầu chuyển tiền, câu trả lời là từ chối và kết thúc cuộc gọi. Các chiêu thức phổ biến được liệt kê kỹ hơn trong bài nhận biết lừa đảo tuyển dụng.
Kết thúc cuộc gọi và hỏi bước tiếp theo
Đừng để cuộc gọi kết thúc bằng một câu "Dạ vâng ạ" rồi cúp máy. Trước khi chào, hãy:
- Hỏi bước tiếp theo: "Chị cho em hỏi sau vòng này quy trình sẽ gồm những bước nào và khoảng khi nào em nhận được phản hồi ạ?"
- Tóm tắt lại một câu vì sao bạn hợp vị trí.
- Cảm ơn người gọi theo tên và xác nhận email liên hệ của bạn.
Sau cuộc gọi, ghi ngay lại tên người phỏng vấn, các câu đã hỏi, lịch hẹn nếu có. Nếu có email của người gọi, có thể gửi vài dòng cảm ơn ngắn trong ngày.
Câu hỏi thường gặp
Phỏng vấn qua điện thoại thường kéo dài bao lâu?
Vòng sơ loại thường ngắn, khoảng 10 đến 15 phút, nhưng có nơi kéo dài hơn nếu hỏi thêm chuyên môn. Hãy dành ra ít nhất 30 phút trống khi có lịch hẹn.
Có nên nói mức lương mong muốn ngay trong cuộc gọi đầu?
Nếu được hỏi, hãy đưa ra một khoảng hợp lý dựa trên tìm hiểu về vị trí và kinh nghiệm của bạn, kèm câu "em sẵn sàng trao đổi thêm khi hiểu rõ hơn về công việc".
Bỏ lỡ cuộc gọi của nhà tuyển dụng thì làm sao?
Gọi lại sớm nhất có thể, giới thiệu tên và vị trí đã ứng tuyển. Nếu không ai nghe, nhắn tin ngắn gọn để họ biết bạn đã gọi lại.
Nhà tuyển dụng gọi qua Zalo có đáng tin không?
Nhiều doanh nghiệp vẫn dùng ứng dụng nhắn tin để liên hệ. Hãy xác minh qua email hoặc số tổng đài chính thức của công ty, và tuyệt đối không chuyển tiền hay cài ứng dụng lạ theo yêu cầu.
Lời kết
Một cuộc gọi mười lăm phút có thể mở ra hoặc đóng lại cơ hội của bạn. Chuẩn bị tờ ghi chú cho từng nơi đã nộp, tập trả lời thành tiếng vài lần và luôn sẵn câu xin hẹn lại là bạn đã sẵn sàng. Lưu bài phỏng vấn qua điện thoại vòng sơ loại này lại để xem nhanh trước mỗi cuộc gọi.