Giả sử bạn làm thiết kế, đang ở năm đầu làm tự do và nhận ba dự án cùng lúc, cả ba khách đều hứa "xong thì chuyển khoản luôn". Hai khách trả đủ, khách thứ ba nhận file xong thì im lặng. Không hợp đồng, không tiền cọc, bạn mất gần một tháng công. Tình huống kiểu này không hiếm. Kinh nghiệm làm freelancer phần lớn không nằm ở tay nghề mà nằm ở những việc xung quanh: chọn nghề, tìm khách, báo giá, giữ tiền và lo thủ tục. Bài này đi lần lượt từng việc.
Nghề nào hợp để làm tự do
Nghề hợp làm tự do thường có ba đặc điểm: sản phẩm giao được qua mạng, chia được thành dự án có đầu có cuối, và khách đánh giá được chất lượng khá nhanh. Một số nhóm phổ biến:
- Thiết kế: logo, nhận diện thương hiệu, ấn phẩm, giao diện. Cần hồ sơ sản phẩm đẹp và biết trình bày ý tưởng.
- Viết nội dung: bài cho trang web, kịch bản video, nội dung mạng xã hội. Dễ bắt đầu nhưng cạnh tranh nhiều, nên chọn một lĩnh vực hẹp mình hiểu.
- Dịch thuật: tài liệu kỹ thuật, hợp đồng, phụ đề. Ngoại ngữ tốt chưa đủ, cần hiểu chuyên ngành.
- Lập trình: làm trang web, ứng dụng nhỏ, công cụ tự động. Thường kèm bảo trì sau bàn giao.
- Dựng video: cho cửa hàng, người làm nội dung, sự kiện. Cần máy cấu hình đủ mạnh và quản lý dung lượng tốt.
Với sinh viên mới ra trường, tôi khuyên nên làm toàn thời gian một hai năm trước, hoặc làm tự do song song với việc chính. Bạn cần thời gian để có tay nghề đủ vững và có quan hệ trong nghề trước khi sống hẳn bằng nó.
Chuẩn bị hồ sơ năng lực và tìm khách đầu tiên
Khách của freelancer không đọc bằng cấp, họ xem sản phẩm. Hồ sơ năng lực nên có 5 đến 8 sản phẩm tốt nhất, mỗi sản phẩm kèm vài dòng: bài toán của khách là gì, bạn làm gì, kết quả ra sao. Nếu chưa có khách thật, làm dự án tự đặt ra và ghi rõ là dự án cá nhân, đừng giả là làm cho thương hiệu nào.
Khách đầu tiên thường đến từ người quen: thầy cô, bạn học, công ty cũ nơi bạn thực tập, chủ cửa hàng quen. Hãy nói rõ với mọi người bạn đang nhận việc gì. Sau đó mở rộng sang các nhóm cộng đồng nghề, các nền tảng việc làm tự do và mạng chuyên nghiệp. Bài kỹ năng thiết yếu để làm việc từ xa có phần giao tiếp với khách qua mạng khá hữu ích cho giai đoạn này.
Cách báo giá theo giờ hoặc theo dự án
Trước khi báo giá cho ai, hãy tự tính giá sàn theo giờ của mình. Ví dụ giả định: bạn muốn thu nhập 15 triệu đồng mỗi tháng, chi phí tự lo như bảo hiểm, phần mềm, điện, internet, khấu hao máy khoảng 3 triệu. Mỗi tháng bạn làm được khoảng 80 giờ có thu tiền, vì thời gian còn lại dành cho tìm khách, trao đổi, sửa bài. Giá sàn là 18 triệu chia 80 giờ, bằng 225.000 đồng một giờ. Thấp hơn mức này là bạn đang làm lỗ công sức.
| Cách báo giá | Hợp với | Lưu ý |
|---|---|---|
| Theo giờ | Việc khó ước lượng, bảo trì, tư vấn | Cần ghi lại giờ làm minh bạch, khách hay lo bị đội giá |
| Theo dự án | Việc có phạm vi rõ như logo, trang web, bộ bài viết | Phải chốt số lần sửa, sửa thêm tính phí riêng |
| Theo gói tháng | Khách cần làm đều đặn như nội dung mạng xã hội | Ghi rõ số đầu việc mỗi tháng |
Ví dụ giả định với báo giá theo dự án: thiết kế một bộ nhận diện bạn ước khoảng 20 giờ. Nhân 250.000 đồng được 5 triệu, cộng 20% dự phòng cho trao đổi và chỉnh sửa, bạn báo 6 triệu đồng, bao gồm 2 lần sửa. Lần sửa thứ ba trở đi tính thêm theo giờ.
Hợp đồng và đặt cọc để tránh bị quỵt
Hợp đồng không cần dài, một hai trang là đủ, miễn có các ý: phạm vi công việc, sản phẩm bàn giao, số lần sửa, thời hạn từng mốc, giá và lịch thanh toán, quyền sử dụng sản phẩm. Với khách nhỏ, một email xác nhận đủ các ý trên vẫn hơn nói miệng.
Về đặt cọc, cách phổ biến là nhận trước khoảng 30% đến 50% giá trị, phần còn lại thanh toán khi nghiệm thu. Với dự án dài, chia theo mốc. Chỉ giao file gốc khi đã nhận đủ tiền, trước đó gửi bản xem trước có đóng dấu chìm hoặc độ phân giải thấp.
Nghĩa vụ thuế của người làm tự do
Đây là phần nhiều người bỏ qua cho đến khi bị hỏi. Có hai trường hợp thường gặp:
- Nhận tiền từ công ty, tổ chức theo từng hợp đồng: nếu bạn không ký hợp đồng lao động hoặc chỉ ký hợp đồng dưới 3 tháng, đây là thu nhập vãng lai. Theo nghị định hướng dẫn Luật Thuế thu nhập cá nhân 2025 được báo chí đưa tin từ tháng 7/2026, khoản chi trả từ 5 triệu đồng mỗi lần trở lên sẽ bị khấu trừ 10% trước khi trả, thay cho ngưỡng 2 triệu đồng trước đây. Với ví dụ báo giá 6 triệu ở trên, khách là công ty sẽ giữ lại 600.000 đồng để nộp thuế thay bạn và chuyển 5,4 triệu.
- Tự kinh doanh dịch vụ như một cá nhân kinh doanh: từ năm 2026, cá nhân kinh doanh có doanh thu cả năm từ 500 triệu đồng trở xuống không phải nộp thuế giá trị gia tăng và thuế thu nhập cá nhân. Doanh thu vượt mức này thì phải kê khai theo quy định, tỷ lệ cụ thể tùy ngành nghề.
Nếu cả năm thu nhập sau giảm trừ gia cảnh chưa đến mức phải nộp, bạn có thể làm bản cam kết gửi bên chi trả để không bị khấu trừ, hoặc đề nghị hoàn khi quyết toán. Giảm trừ cho bản thân từ kỳ tính thuế 2026 là 15,5 triệu đồng mỗi tháng. Cách tính chi tiết bạn xem bài cách tính thuế thu nhập cá nhân. Mỗi hoàn cảnh có thể khác, nên khi thu nhập bắt đầu lớn, hãy hỏi trực tiếp cơ quan thuế hoặc người làm kế toán.
Tự đóng bảo hiểm xã hội tự nguyện và bảo hiểm y tế
Làm tự do nghĩa là không có công ty đóng bảo hiểm cùng. Hai khoản nên tính vào chi phí cố định:
- Bảo hiểm xã hội tự nguyện: mức đóng bằng 22% mức thu nhập bạn tự chọn, thấp nhất là 1,5 triệu đồng mỗi tháng trong năm 2026. Nhà nước hỗ trợ 20% mức đóng tính trên mức thấp nhất cho người không thuộc diện ưu tiên. Như vậy ở mức thấp nhất, bạn đóng 330.000 đồng, được hỗ trợ 66.000 đồng, tự trả 264.000 đồng mỗi tháng. Chọn mức 4 triệu thì tự trả 814.000 đồng. Khoản này chủ yếu hướng tới lương hưu sau này.
- Bảo hiểm y tế hộ gia đình: từ 1/7/2026, lương cơ sở là 2,53 triệu đồng, người thứ nhất trong hộ đóng 4,5% lương cơ sở, tức 113.850 đồng mỗi tháng hay 1.366.200 đồng mỗi năm. Người thứ hai trở đi được giảm dần.
So sánh làm tự do và làm toàn thời gian
Bảng trên cho thấy làm tự do đổi sự ổn định lấy quyền tự chủ. Nhiều người chọn cách lai, như làm việc từ xa cho một công ty và nhận thêm vài dự án riêng. Nếu bạn thích hướng này, bài kinh nghiệm làm việc từ xa sẽ giúp bạn giữ kỷ luật.
Khi nào nên quay lại làm cho công ty
- Sau sáu tháng đến một năm, thu nhập vẫn thường xuyên thấp hơn giá sàn bạn tự tính.
- Bạn thấy tay nghề đứng yên vì không ai góp ý, không có dự án đủ khó.
- Bạn cần thu nhập đều để vay mua nhà, lo cho gia đình hoặc muốn có bảo hiểm đầy đủ hơn.
Quay lại công ty không phải thất bại. Kinh nghiệm tự quản lý dự án, làm việc với nhiều khách là điểm cộng lớn trên CV.
Câu hỏi thường gặp
Làm freelancer có cần đăng ký kinh doanh không?
Còn tùy quy mô và cách bạn nhận tiền. Nếu chỉ nhận theo từng hợp đồng với công ty và bị khấu trừ tại nguồn, nhiều người chưa cần. Khi làm thường xuyên, doanh thu lớn, hãy hỏi cơ quan thuế nơi cư trú để chọn hình thức phù hợp.
Khách cá nhân trả tiền có bị khấu trừ thuế không?
Quy định khấu trừ 10% áp dụng cho tổ chức, cá nhân trả thu nhập theo diện khấu trừ. Khách cá nhân nhỏ lẻ thường không khấu trừ, nhưng bạn vẫn nên tự ghi chép toàn bộ thu nhập để chủ động khi kê khai, quyết toán.
Có nên nhận giá thấp để có khách đầu tiên?
Có thể giảm cho vài khách đầu để lấy sản phẩm và lời giới thiệu, nhưng ghi rõ là giá ưu đãi có thời hạn, vì rất khó tăng lại với cùng một khách.
Lời kết
Làm tự do bền vững khi bạn coi mình là một doanh nghiệp nhỏ: có giá sàn, có hợp đồng, có quỹ dự phòng, có bảo hiểm và theo dõi thuế. Tay nghề giúp bạn có khách, còn những thói quen này giúp bạn giữ được tiền và sức. Lưu lại bài kinh nghiệm làm freelancer này và quay lại khi chuẩn bị nhận dự án đầu tiên.