Tôi từng chứng kiến hai đồng nghiệp cùng nghỉ trong một tháng. Người thứ nhất gửi tin nhắn cho trưởng phòng lúc 10 giờ tối rồi hôm sau không đến nữa. Người thứ hai hẹn sếp uống cà phê, nói rõ lý do, nộp đơn đúng hạn và để lại một file bàn giao gọn gàng. Ba năm sau, người thứ hai được chính công ty cũ mời quay lại với vị trí cao hơn. Còn người thứ nhất mất gần hai tháng mới lấy được tiền lương cuối và giấy tờ bảo hiểm. Cách bạn rời đi nói về bạn nhiều hơn cách bạn bắt đầu.
Bài này tập trung vào phần thủ tục và cách làm: viết đơn xin nghỉ việc thế nào, báo trước bao lâu, bàn giao gì, nhận lại những khoản nào. Chuyện nên nghỉ vào thời điểm nào là một câu hỏi khác, bạn nên cân nhắc riêng trước khi bắt tay vào các bước dưới đây.
Nói với quản lý trước khi nộp đơn
Đừng để quản lý trực tiếp biết tin bạn nghỉ qua phòng nhân sự hay qua đồng nghiệp. Hãy xin một buổi gặp riêng 15 phút, nói ngắn gọn rằng bạn đã quyết định nghỉ, ngày làm việc cuối dự kiến là ngày nào và bạn muốn bàn giao ra sao cho trơn tru. Không cần kể lể, không cần chê công ty. Một lý do trung tính như muốn thử sức ở lĩnh vực mới, muốn gần gia đình hay muốn đi học là đủ.
Nếu quản lý giữ lại bằng một lời đề nghị tăng lương, hãy cảm ơn và xin vài ngày suy nghĩ thay vì trả lời ngay. Nhiều người nhận lời ở lại trong lúc cảm xúc, rồi vài tháng sau vẫn nghỉ vì lý do gốc chưa được giải quyết. Nếu bạn còn phân vân giữa ở và đi, bài kinh nghiệm chuyển việc khéo léo sẽ giúp bạn cân nhắc trước khi chốt.
Báo trước bao lâu theo Bộ luật Lao động 2019
Theo Điều 35 Bộ luật Lao động 2019, người lao động có quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng mà không cần nêu lý do, nhưng phải báo trước đủ thời hạn tùy loại hợp đồng. Với một số ngành nghề đặc thù như thuyền viên, tổ lái tàu bay hay người quản lý doanh nghiệp, thời hạn báo trước dài hơn và được quy định tại Nghị định 145/2020/NĐ-CP.
Ngày bắt đầu tính thời hạn là ngày công ty nhận được thông báo của bạn, nên hãy giữ bằng chứng: email gửi phòng nhân sự, bản đơn có chữ ký nhận hoặc tin nhắn xác nhận. Cũng theo Điều 35, có một số trường hợp được nghỉ không cần báo trước, ví dụ không được trả đủ lương hoặc trả không đúng hạn, bị ngược đãi, bị quấy rối tình dục tại nơi làm việc, hoặc bị bố trí sai công việc, địa điểm đã thỏa thuận. Nghỉ ngang ngoài các trường hợp này bị coi là trái luật và bạn có thể mất trợ cấp thôi việc, phải bồi thường theo quy định.
Mẫu đơn xin nghỉ việc ngắn gọn
Đơn xin nghỉ việc không cần văn hoa. Một trang giấy hoặc một email trang trọng là đủ, miễn có các ý sau:
- Tiêu đề: Đơn xin nghỉ việc, gửi Ban Giám đốc và quản lý trực tiếp.
- Thông tin của bạn: họ tên, bộ phận, chức danh, mã nhân viên nếu có.
- Ngày làm việc cuối cùng dự kiến, tính đủ thời hạn báo trước.
- Một câu lý do trung tính, không cần chi tiết.
- Cam kết bàn giao đầy đủ công việc, tài liệu, tài sản trước ngày nghỉ.
- Lời cảm ơn ngắn, ngày tháng và chữ ký.
Ví dụ phần thân đơn: "Tôi xin được nghỉ việc kể từ ngày 15/12. Lý do: tôi muốn theo đuổi hướng phát triển mới phù hợp với kế hoạch cá nhân. Trong thời gian còn lại, tôi sẽ hoàn tất bàn giao theo hướng dẫn của trưởng bộ phận. Xin cảm ơn công ty và anh chị đã tạo điều kiện cho tôi trong thời gian qua." Nếu nộp qua email, bạn có thể tham khảo cách đặt tiêu đề và bố cục trong bài kỹ năng viết email công việc.
Danh sách bàn giao để không ai phải gọi lại cho bạn
Bộ luật Lao động 2019 không bắt buộc người lao động phải bàn giao nếu hợp đồng hay nội quy không ghi, nhưng thực tế gần như công ty nào cũng có quy trình này. Bàn giao tốt là cách rẻ nhất để giữ uy tín. Một file bàn giao đạt yêu cầu thường có:
- Danh sách việc đang làm, tiến độ, hạn chót và người nhận tiếp.
- Đường dẫn tới tài liệu, thư mục, file mẫu, kèm ghi chú chỗ nào hay sai.
- Danh bạ khách hàng, đối tác, nhà cung cấp và lịch sử trao đổi quan trọng.
- Tài khoản phần mềm, mật khẩu dùng chung cần đổi hoặc chuyển quyền.
- Tài sản công ty: máy tính, thẻ ra vào, đồng phục, dụng cụ.
- Các việc định kỳ hằng tuần, hằng tháng mà người mới dễ quên.
Hãy dành vài buổi làm cùng người nhận việc, để họ tự thao tác trong khi bạn còn ở đó. Cuối cùng, ký biên bản bàn giao có xác nhận của quản lý. Tờ giấy này bảo vệ bạn nếu sau này có chuyện thất lạc tài liệu.
Các khoản được nhận khi nghỉ việc
Theo Điều 48 Bộ luật Lao động 2019, trong 14 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt hợp đồng, hai bên phải thanh toán đầy đủ các khoản liên quan. Thời hạn này chỉ được kéo dài, nhưng không quá 30 ngày, trong một số trường hợp như doanh nghiệp chấm dứt hoạt động, tái cơ cấu, thiên tai, hỏa hoạn, dịch bệnh. Các khoản bạn nên đối chiếu gồm:
- Tiền lương những ngày đã làm trong tháng cuối, kèm phụ cấp theo hợp đồng.
- Tiền lương cho những ngày phép năm chưa nghỉ hoặc chưa nghỉ hết, theo Điều 113.
- Trợ cấp thôi việc theo Điều 46 nếu bạn làm việc thường xuyên từ đủ 12 tháng trở lên, mỗi năm làm việc được nửa tháng tiền lương. Thời gian đã đóng bảo hiểm thất nghiệp không được tính vào phần này.
- Các khoản thưởng, hoa hồng đã chốt theo quy chế công ty, nếu có.
Nếu bạn nghỉ không đúng thời hạn báo trước, công ty có quyền không trả trợ cấp thôi việc và bạn có thể phải bồi thường. Đây là lý do chính để làm đúng thủ tục ngay từ đầu.
Thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội
Khoản 3 Điều 48 quy định người sử dụng lao động phải hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và trả lại cho bạn cùng bản chính giấy tờ đã giữ. Bạn chỉ cần làm ba việc. Một là hỏi phòng nhân sự ngày dự kiến báo giảm lao động với cơ quan bảo hiểm. Hai là kiểm tra quá trình đóng trên ứng dụng VssID để chắc không thiếu tháng nào. Ba là nhận lại giấy tờ gốc như bằng cấp, chứng chỉ nếu công ty đang giữ.
Nếu công ty nợ tiền bảo hiểm, việc xác nhận có thể bị chậm. Khi đó hãy hỏi bằng văn bản, ghi rõ ngày nghỉ và yêu cầu theo Điều 48. Nếu chưa có việc mới ngay, bạn nên tìm hiểu thủ tục hưởng trợ cấp thất nghiệp sớm vì hồ sơ có thời hạn nộp.
Giữ quan hệ để xin thư giới thiệu
Ngày cuối, gửi một email cảm ơn ngắn cho nhóm, kèm cách liên lạc cá nhân. Riêng với quản lý trực tiếp, hãy hỏi thẳng họ có sẵn lòng làm người tham chiếu hoặc viết thư giới thiệu không. Nhiều nhà tuyển dụng gọi điện xác minh với công ty cũ, và một câu nhận xét tốt từ sếp cũ nặng ký hơn mọi dòng tự khen trong CV.
Đừng đăng bài than thở về công ty cũ trên mạng xã hội. Ngành nào cũng nhỏ hơn bạn nghĩ. Nếu bạn lo bị đánh giá là hay nhảy việc, bài nhảy việc bao lâu là hợp lý có gợi ý cách giải thích các lần chuyển việc.
Câu hỏi thường gặp
Công ty không ký nhận đơn thì có tính là đã báo trước không?
Luật yêu cầu báo trước chứ không yêu cầu công ty đồng ý. Bạn nên gửi qua email công ty hoặc thư bảo đảm để có bằng chứng ngày gửi. Ngày công ty nhận được là mốc tính thời hạn.
Đang thử việc có cần viết đơn và báo trước không?
Trong thời gian thử việc, mỗi bên có quyền hủy bỏ thỏa thuận thử việc mà không cần báo trước và không phải bồi thường. Dù vậy, một email thông báo lịch sự vẫn nên có.
Công ty giữ lương quá 14 ngày làm việc thì làm sao?
Trước hết gửi yêu cầu bằng văn bản cho phòng nhân sự. Nếu vẫn không được giải quyết, bạn có thể nhờ công đoàn cơ sở hoặc liên hệ cơ quan quản lý lao động tại địa phương để được hướng dẫn.
Có nên ghi lý do thật trong đơn không?
Đơn nên ghi lý do trung tính. Nếu có góp ý thật về môi trường làm việc, hãy nói trong buổi phỏng vấn nghỉ việc với nhân sự, bằng giọng xây dựng.
Lời kết
Nghỉ việc êm không phải chuyện may mắn mà là chuyện chuẩn bị: báo đúng hạn, bàn giao có giấy tờ, kiểm tra từng khoản tiền và bảo hiểm. Hãy giữ lại bài kinh nghiệm viết đơn xin nghỉ việc và bàn giao này như một danh sách kiểm tra cho lần nghỉ tới.