"Em làm bảng này chưa ổn, số liệu cột cuối lệch hết rồi." Câu nói đó chỉ mất ba giây, nhưng tôi đã thấy nhiều bạn trẻ mang nó về nhà buồn cả tối, có bạn còn nộp đơn nghỉ sau vài lần như thế. Ngược lại, có những người nghe xong gật đầu, hỏi lại hai câu rồi sửa ngay, và chỉ một năm sau đã được giao việc lớn. Khác biệt nằm ở kỹ năng nhận phản hồi và góp ý, thứ mà trường học hầu như không dạy.
Vì sao người mới hay phản ứng sai khi bị góp ý
Ở trường, lời nhận xét đi kèm điểm số và thường đến vào cuối kỳ. Ở công ty, góp ý đến liên tục, ngay giữa việc, đôi khi không được nói khéo. Người mới dễ rơi vào một trong ba phản ứng sau.
- Giải thích ngay lập tức. Chưa nghe hết đã nói "Tại vì anh gửi file muộn". Người góp ý cảm thấy bạn đang đổ lỗi.
- Im lặng rồi buồn. Bạn không hỏi gì, gật đầu cho qua, nhưng sau đó vẫn sửa sai hướng vì chưa hiểu vấn đề.
- Coi là chuyện cá nhân. Bạn nghĩ sếp ghét mình, trong khi họ chỉ đang nói về một bản báo cáo.
Bài những sai lầm thường gặp của người mới đi làm có kể thêm nhiều tình huống tương tự. Điểm chung là chúng đều xuất phát từ việc phản ứng theo cảm xúc trước khi hiểu đúng vấn đề.
Bốn bước nhận phản hồi: nghe hết, hỏi rõ, cảm ơn, hành động
Đây là quy trình tôi hướng dẫn cho mọi nhân viên mới trong nhóm. Nó không phức tạp, nhưng phải tập vài lần mới thành phản xạ.
Bước 1: Nghe hết
Để người kia nói xong. Ghi chú nếu cần. Nếu thấy nóng mặt, hít một hơi và nhắc mình rằng họ đang nói về công việc, không phải về con người bạn.
Bước 2: Hỏi rõ
Góp ý chung chung như "chưa chuyên nghiệp" thì không sửa được. Hãy hỏi: "Anh có thể chỉ giúp em một chỗ cụ thể không ạ?" hoặc "Lần sau em làm thế nào thì đạt yêu cầu ạ?". Câu hỏi đúng biến lời phê bình thành hướng dẫn.
Bước 3: Cảm ơn
Một câu "Em cảm ơn chị đã chỉ ra, em sẽ sửa ngay" là đủ. Cảm ơn không có nghĩa là bạn đồng ý mọi điểm, mà là bạn ghi nhận người kia đã bỏ thời gian để giúp mình.
Bước 4: Hành động
Sửa trong thời hạn đã hứa, rồi báo lại: "Em đã chỉnh lại cột số liệu như chị góp ý, chị xem giúp em nhé". Bước này là thứ khiến người góp ý muốn tiếp tục giúp bạn.
Cách góp ý ngược lên cấp trên
Góp ý cho sếp là chuyện nhiều người né, vì sợ mất lòng. Nhưng nếu bạn thấy quy trình gây chậm việc hoặc yêu cầu đang mâu thuẫn, im lặng mới là thiệt cho cả nhóm. Có ba nguyên tắc tôi luôn áp dụng.
- Chọn đúng lúc, đúng chỗ. Nói riêng, khi sếp không vội. Tránh góp ý trong cuộc họp đông người.
- Nói về việc, kèm dữ kiện. Thay vì "Quy trình này rắc rối quá", hãy nói "Tuần trước có ba đơn bị chậm một ngày vì phải chờ hai chữ ký".
- Đưa ra đề xuất. Kết thúc bằng một phương án, để sếp có thể chọn chứ không chỉ nghe than phiền.
Nếu sếp chưa đồng ý, hãy chấp nhận và làm theo, sau đó quan sát thêm. Bạn đã nói ra, đó là việc của bạn. Quyết định cuối cùng vẫn thuộc về người chịu trách nhiệm.
Góp ý cho đồng nghiệp cùng cấp
Với đồng nghiệp, khó nhất là giữ được quan hệ sau khi góp ý. Cách an toàn là nói từ góc nhìn của mình và tập trung vào ảnh hưởng tới việc chung. Ví dụ: "Mình thấy file gửi khách hôm qua thiếu bảng giá, khách vừa hỏi lại. Lần sau mình kiểm tra chéo cho nhau trước khi gửi nhé?". Câu này chỉ ra vấn đề, nói hậu quả và mở ra cách làm chung, không ai thấy bị chỉ trích.
Những nguyên tắc nói rõ, nghe kỹ trong giao tiếp nơi công sở áp dụng rất tốt ở đây, nhất là thói quen nói riêng thay vì nhắc trong nhóm chat chung.
Mẫu câu dùng khi nhận và đưa góp ý
| Tình huống | Mẫu câu gợi ý |
|---|---|
| Chưa hiểu lời góp ý | Anh có thể cho em một ví dụ cụ thể không ạ? |
| Muốn xác nhận lại | Như vậy em cần sửa phần A và B, đúng không chị? |
| Không đồng ý một phần | Em hiểu ý chị. Em xin trình bày thêm lý do em làm như vậy. |
| Góp ý cho sếp | Em có một quan sát về quy trình, anh có 5 phút không ạ? |
| Góp ý đồng nghiệp | Mình thấy chỗ này có thể làm khác, bạn nghĩ sao? |
| Sau khi sửa xong | Em đã chỉnh theo góp ý, chị xem lại giúp em nhé. |
Khi bị phê bình trước mặt người khác
Đây là tình huống khó chịu nhất. Dù cách góp ý của người kia chưa khéo, phản ứng gay gắt tại chỗ chỉ làm bạn thiệt thêm. Hãy giữ bình tĩnh, trả lời ngắn: "Em ghi nhận, em sẽ xem lại và báo anh sau cuộc họp". Câu này kết thúc chủ đề mà không thừa nhận hay phủ nhận gì.
Sau đó, gặp riêng người đã phê bình. Hỏi rõ vấn đề, và nếu thấy cần, nói nhẹ nhàng rằng lần sau bạn mong được góp ý riêng để tiếp thu tốt hơn. Phần lớn cấp trên sẽ tôn trọng đề nghị đó nếu bạn nói bình tĩnh và đã sửa xong việc. Nếu bị chỉ trích công khai lặp lại nhiều lần với lời lẽ xúc phạm, đó là vấn đề môi trường làm việc, bạn có thể trao đổi với bộ phận nhân sự.
Theo dõi tiến bộ sau mỗi lần góp ý
Góp ý chỉ có giá trị khi bạn không lặp lại lỗi cũ. Tôi khuyên các bạn mới đi làm lập một bảng đơn giản, cập nhật mỗi khi nhận phản hồi.
Cuối mỗi tháng, xem lại bảng và tự hỏi: lỗi nào đã hết, lỗi nào còn lặp. Khi đến kỳ đánh giá, bảng này còn là bằng chứng rõ ràng để bạn trình bày những gì mình đã cải thiện. Các bạn đang trong những tháng đầu có thể đọc thêm kinh nghiệm đi làm đầu tiên để kết hợp với thói quen này.
Câu hỏi thường gặp
Nếu lời góp ý sai thì có nên cãi lại không?
Không nên cãi, nhưng nên trình bày. Nghe hết, sau đó đưa dữ kiện một cách bình tĩnh: "Em đã kiểm tra lại, số liệu này lấy từ báo cáo tháng 9". Nếu người kia vẫn giữ ý, ghi nhận và hỏi thêm ở một dịp khác.
Sếp không bao giờ góp ý thì có phải là tốt?
Chưa chắc. Có thể sếp bận hoặc ngại nói. Bạn nên chủ động hỏi định kỳ: "Tháng này anh thấy em cần cải thiện điều gì nhất ạ?". Câu hỏi này cho thấy bạn cầu tiến và giúp bạn tránh bất ngờ khi đánh giá cuối năm.
Bị góp ý nhiều có phải là sắp bị cho nghỉ?
Thường thì ngược lại. Người quản lý chỉ mất công góp ý cho người họ muốn giữ. Điều đáng lo là khi bạn liên tục mắc cùng một lỗi sau khi đã được nhắc.
Làm sao để không buồn lâu sau khi bị phê bình?
Tách hai việc: cảm xúc và nội dung. Cho phép mình buồn một chút, rồi viết ra một câu tóm tắt nội dung góp ý và một việc sẽ làm. Khi có việc cụ thể để làm, cảm giác bị chê sẽ giảm nhanh.
Lời kết
Không ai thích bị chê, kể cả người đã đi làm hai mươi năm như tôi. Nhưng người tiến xa là người biết biến lời góp ý thành bài học cụ thể và đủ can đảm để góp ý lại khi cần. Hãy bắt đầu từ bốn bước nghe hết, hỏi rõ, cảm ơn, hành động, và lưu bài kỹ năng nhận phản hồi và góp ý này để xem lại vào lần tới bạn thấy nóng mặt trong phòng họp.