Hồi mới đi làm, tôi nghĩ đàm phán là việc của giám đốc kinh doanh, ngồi phòng kính, bàn hợp đồng tiền tỷ. Phải mất vài năm tôi mới nhận ra mình đàm phán mỗi ngày: xin lùi hạn báo cáo, thỏa thuận với phòng kế toán về thời điểm thanh toán, giữ giá khi khách đòi giảm, từ chối một đồng nghiệp muốn đẩy phần việc sang. Ai làm tốt những cuộc thương lượng nhỏ này thì công việc trôi, quan hệ giữ được. Ai né tránh thì hoặc ôm hết, hoặc va chạm liên tục. Bài này nói về đàm phán trong công việc hằng ngày, không bàn chuyện thương lượng lương.
Chuẩn bị trước khi đàm phán
Phần lớn cuộc thương lượng thắng hay thua đã được quyết định trước khi bạn mở miệng. Trước mỗi cuộc trao đổi quan trọng, dành mười phút ghi ra ba điều:
- Mục tiêu: kết quả bạn muốn đạt được, càng cụ thể càng tốt. Ví dụ "lùi hạn báo cáo từ thứ Sáu sang thứ Ba" thay vì "xin thêm thời gian".
- Giới hạn: mức thấp nhất bạn có thể chấp nhận. Ví dụ "ít nhất phải sang thứ Hai, nếu không chất lượng số liệu không đảm bảo".
- Phương án thay thế: nếu không thỏa thuận được, bạn sẽ làm gì. Ví dụ "nộp bản rút gọn đúng hạn, bản đầy đủ gửi sau".
Điều thứ ba quan trọng hơn bạn tưởng. Khi đã có phương án dự phòng chấp nhận được, bạn không còn tâm lý "phải đồng ý bằng mọi giá". Bạn cũng nên đoán trước mục tiêu và giới hạn của phía bên kia: sếp lo điều gì, khách cần gì nhất, đồng nghiệp đang bị ai ép.
Lắng nghe và đặt câu hỏi
Người mới thường vào cuộc bằng cách trình bày một mạch yêu cầu của mình. Cách hiệu quả hơn là hỏi trước để hiểu phía kia thật sự cần gì. Nhiều khi điều họ đòi không phải điều họ cần.
- "Anh có thể chia sẻ vì sao hạn thứ Sáu quan trọng không ạ?"
- "Với chị, điều gì là quan trọng nhất trong đơn hàng này: giá, thời gian giao hay bảo hành?"
- "Nếu phần việc này chậm hai ngày thì ảnh hưởng đến bên em thế nào?"
Sau khi nghe, nhắc lại ngắn gọn điều đã hiểu: "Vậy điều chị lo nhất là hàng về kịp trước đợt khuyến mãi, đúng không ạ?". Câu nhắc lại này giúp tránh hiểu lầm và cho đối phương thấy bạn đang thật sự lắng nghe. Đây cũng là kỹ năng nền trong bài kỹ năng giao tiếp công sở.
Đề xuất đôi bên cùng có lợi
Khi đã biết phía kia cần gì, hãy tìm những thứ bạn đổi được với giá thấp mà họ đánh giá cao. Một số "đồng tiền trao đổi" hay dùng trong công việc:
- Thời gian: giao một phần trước, phần còn lại sau.
- Phạm vi: làm đủ phần quan trọng nhất, phần phụ để giai đoạn sau.
- Điều kiện: giữ giá nhưng thêm dịch vụ, hoặc giảm giá nếu khách đặt số lượng lớn hơn, thanh toán sớm hơn.
- Hỗ trợ: nhận việc nếu có thêm người, công cụ hoặc dữ liệu đầu vào đúng hạn.
Nguyên tắc vàng: đừng nhượng bộ không điều kiện. Mỗi lần bạn lùi một bước, hãy đổi lấy một điều gì đó, dù nhỏ.
Ba tình huống mẫu
Khách đòi giảm giá
Khách nói: "Bên kia báo rẻ hơn 10%, em giảm được không?". Đừng giảm ngay. Hỏi trước: "Anh so sánh giúp em phần dịch vụ đi kèm của bên đó với bên em được không ạ?". Sau đó đề xuất có điều kiện: "Em giữ giá này, nhưng tặng thêm một lần bảo trì miễn phí trong năm đầu. Còn nếu anh lấy số lượng gấp đôi thì em xin sếp mức chiết khấu tốt hơn." Kỹ năng giữ giá này gắn liền với kỹ năng bán hàng cơ bản, nên đọc cả hai để có cách tư vấn mạch lạc.
Đồng nghiệp đẩy việc
Đồng nghiệp nhắn: "Em làm giúp chị phần tổng hợp số liệu nhé, chị đang ngập việc." Nếu bạn cũng đang kín lịch, đừng đồng ý cho êm chuyện. Thử: "Em hiểu chị đang gấp. Tuần này em phải xong báo cáo cho anh Hùng trước thứ Năm. Em giúp được phần lọc dữ liệu chiều thứ Năm, còn phần viết nhận xét chị làm giúp nhé. Nếu cần em làm hết thì mình hỏi anh Hùng xếp lại thứ tự ưu tiên." Nếu việc đẩy qua đẩy lại xảy ra thường xuyên, cả nhóm nên thống nhất cách phân việc, xem thêm kỹ năng làm việc nhóm.
Xin cấp trên thêm người hoặc thêm thời hạn
Đi gặp sếp với dữ kiện chứ không với lời than. Chuẩn bị: khối lượng việc còn lại, năng suất hiện tại, ngày dự kiến xong nếu giữ nguyên nguồn lực. Rồi đưa hai phương án: "Với nhân sự hiện tại, dự án xong ngày 20. Nếu có thêm một bạn hỗ trợ nhập liệu hai tuần, mình giữ được hạn ngày 15. Anh muốn chọn hướng nào?". Bạn đã biến lời xin thành một quyết định rõ ràng cho sếp.
Câu nói nên dùng và nên tránh
Thêm một lời khuyên về giọng điệu: nói chậm, rõ, không xin lỗi quá nhiều. "Em xin lỗi, em biết là phiền nhưng mà..." làm yêu cầu của bạn yếu đi trước khi nó kịp được nghe.
Câu hỏi thường gặp
Người mới đi làm có nên đàm phán với sếp không?
Nên, miễn là bạn mang dữ kiện và phương án. Sếp thường đánh giá cao người biết nói rõ giới hạn hơn người nhận hết rồi trễ hạn.
Đàm phán xong mà bên kia không giữ lời thì sao?
Sau mỗi thỏa thuận, gửi một email hoặc tin nhắn tóm tắt điều đã thống nhất. Khi có văn bản, việc nhắc lại sẽ nhẹ nhàng và có cơ sở hơn.
Tính cách hiền, ngại va chạm có đàm phán tốt được không?
Được. Người ngại va chạm thường lắng nghe tốt, đó là lợi thế. Chỉ cần chuẩn bị kỹ ba điều mục tiêu, giới hạn, phương án thay thế là bạn đã vững hơn nhiều.
Khi nào nên dừng đàm phán?
Khi đề nghị của phía kia đã chạm giới hạn của bạn và phương án thay thế tốt hơn. Dừng lịch sự, cảm ơn và để ngỏ cơ hội lần sau.
Lời kết
Đàm phán trong công việc không phải đấu trí, mà là cùng tìm cách để việc chạy và hai bên đều chấp nhận được. Chuẩn bị ba điều, hỏi nhiều hơn nói, và đừng nhượng bộ không điều kiện. Lưu bài kỹ năng đàm phán trong công việc để xem lại trước cuộc trao đổi khó tiếp theo.