Email từ phòng nhân sự thường đến vào giữa tháng 11 hoặc đầu tháng 12, kèm một biểu mẫu và hạn nộp trong tuần. Nhiều người mở ra, nhìn ô trống "Kết quả nổi bật trong năm" rồi bỏ đó đến tối cuối cùng mới viết vội vài dòng. Tôi từng đọc hàng trăm bản tự đánh giá của nhân viên, và có thể nói thẳng: bản viết vội gần như luôn thiệt cho chính người viết. Nó không làm bạn mất việc, nhưng nó khiến quản lý phải tự nhớ bạn đã làm gì cả năm, mà trí nhớ của quản lý thì không ưu ái ai cả.
Bản tự đánh giá dùng để làm gì
Mỗi công ty có quy trình riêng, nhưng bản tự đánh giá thường được dùng cho ba việc:
- Xét thưởng cuối năm. Quản lý cần căn cứ để đề xuất mức xếp loại cho bạn, và bản tự đánh giá là căn cứ do chính bạn cung cấp.
- Xét tăng lương, thăng chức. Khi quản lý phải bảo vệ đề xuất của mình trước cấp trên, những con số bạn đưa ra sẽ được dùng lại.
- Lên lộ trình năm tới. Phần mục tiêu và nhu cầu đào tạo bạn viết là cơ sở để hai bên thống nhất kế hoạch.
Nếu bạn đang muốn tăng thu nhập trong vài năm đầu đi làm, bản tự đánh giá chính là một trong những thời điểm hiếm hoi bạn được trình bày giá trị của mình bằng văn bản. Bài làm sao để tăng lương nhanh trong 1 đến 2 năm đi làm giải thích vì sao điều đó quan trọng.
Bố cục 4 phần dễ đọc
Nếu biểu mẫu của công ty đã có sẵn các mục, hãy theo đúng mẫu. Nếu được viết tự do, bố cục dưới đây giúp quản lý đọc nhanh mà vẫn đủ ý:
- Kết quả chính. 3 đến 5 việc quan trọng nhất bạn đã làm, mỗi việc kèm con số hoặc bằng chứng.
- Việc chưa đạt và bài học. Mục tiêu nào chưa xong, vì sao, bạn đã rút ra điều gì.
- Kỹ năng đã tiến bộ và còn thiếu. Viết ngắn, cụ thể, có ví dụ.
- Mục tiêu và đề xuất năm tới. Mục tiêu đo được, kèm điều bạn cần công ty hỗ trợ.
Cách lượng hóa kết quả bằng con số và ví dụ
Câu "Em đã hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao" không giúp gì cho quản lý. Hãy biến nó thành câu có ai, làm gì, kết quả bao nhiêu. Một số cách đưa con số vào:
- Số lượng: xử lý bao nhiêu hồ sơ, đơn hàng, yêu cầu khách hàng mỗi tháng.
- Thời gian: rút ngắn một quy trình từ bao nhiêu ngày xuống bao nhiêu ngày.
- Chất lượng: tỷ lệ lỗi, số lần phải làm lại, phản hồi của khách hàng.
- Tiền: doanh số, chi phí tiết kiệm được, nếu vị trí của bạn đo được.
Ví dụ: thay vì viết "Hỗ trợ tốt bộ phận kinh doanh", hãy viết "Tạo bảng theo dõi đơn hàng dùng chung cho 4 nhân viên kinh doanh từ tháng 6, giúp cả nhóm không còn phải hỏi lại tình trạng đơn qua tin nhắn". Nếu bạn không nhớ chính xác, hãy lục lại email, báo cáo tuần, lịch làm việc. Đó là lý do người đi làm lâu năm hay giữ một file ghi chép kết quả hằng tháng.
Việc này cũng gắn với cách bạn sắp xếp công việc trong năm. Ai có thói quen lập danh sách việc ưu tiên, như gợi ý trong bài kỹ năng quản lý thời gian, thường viết bản tự đánh giá nhanh hơn hẳn vì đã có sẵn dữ liệu.
Nói về mục tiêu chưa đạt mà không đổ lỗi
Đây là phần nhiều người né, hoặc viết thành một đoạn kể khó khăn đổ cho phòng khác, cho khách hàng. Cách viết thuyết phục hơn gồm ba bước: nêu thật, nhận phần của mình, nói điều sẽ làm khác.
- Chưa tốt: "Dự án chậm do bộ phận IT không hỗ trợ kịp."
- Tốt hơn: "Dự án chậm 3 tuần so với kế hoạch. Em đã không chốt sớm yêu cầu với bộ phận IT nên phải sửa lại hai lần. Năm tới, em sẽ gửi bản yêu cầu và xin xác nhận bằng email ngay tuần đầu."
Quản lý thường đánh giá cao người thấy được phần trách nhiệm của mình, vì điều đó cho thấy bạn sẽ không lặp lại lỗi cũ.
Đề xuất mục tiêu năm tới và mẫu câu cho nhân viên mới
Mục tiêu tốt có kết quả cụ thể, có thời hạn và nằm trong khả năng của bạn. Kèm theo đó là điều bạn cần, ví dụ một khóa học, một đầu việc mới hay cơ hội tham gia dự án lớn hơn.
Nếu bạn mới vào làm chưa đầy một năm, đừng ngại vì danh sách kết quả còn ngắn. Hãy tập trung vào tốc độ học và mức độ tự chủ. Vài mẫu câu bạn có thể điều chỉnh:
- "Sau 2 tháng thử việc, em đã tự xử lý được toàn bộ quy trình đối chiếu chứng từ mà không cần người hướng dẫn kiểm tra lại."
- "Em đã nắm được cách dùng hệ thống quản lý kho và hướng dẫn lại cho một bạn mới vào sau."
- "Điểm em cần cải thiện là chủ động báo cáo tiến độ. Em sẽ gửi cập nhật ngắn vào cuối mỗi tuần."
- "Năm tới em mong được giao phụ trách một nhóm khách hàng nhỏ để rèn kỹ năng xử lý độc lập."
5 lỗi hay gặp khi viết bản tự đánh giá
- Viết chung chung, toàn tính từ như chăm chỉ, nhiệt tình, không có ví dụ.
- Kể việc chứ không kể kết quả, liệt kê đầu việc hằng ngày thay vì điều đã thay đổi nhờ bạn.
- Tự chấm điểm quá cao hoặc quá thấp mà không có lý do đi kèm.
- Đổ lỗi cho đồng nghiệp, cấp trên hay hoàn cảnh ở phần mục tiêu chưa đạt.
- Nộp sát hạn, không đọc lại, sai chính tả, sai số liệu.
Bản tự đánh giá cũng là một văn bản công việc. Câu ngắn, ý rõ, đọc lại trước khi gửi, giống như khi bạn viết một email quan trọng. Các nguyên tắc trong bài kỹ năng viết email công việc áp dụng gần như nguyên vẹn.
Chuẩn bị cho buổi trao đổi với quản lý
Ở nhiều nơi, sau khi nộp sẽ có một buổi nói chuyện trực tiếp. Hãy chuẩn bị:
- In hoặc mở sẵn bản tự đánh giá, đánh dấu 2 đến 3 điểm bạn muốn nhấn mạnh.
- Chuẩn bị bằng chứng cho những con số đã ghi, phòng khi được hỏi lại.
- Nghĩ trước câu trả lời nếu quản lý đánh giá thấp hơn bạn tự chấm. Hỏi cụ thể điều gì cần cải thiện, thay vì tranh luận.
- Chuẩn bị một câu hỏi về lộ trình, ví dụ "Để lên vị trí cao hơn trong năm tới, em cần thể hiện thêm điều gì?"
- Sau buổi gặp, gửi email tóm tắt những điểm đã thống nhất.
Câu hỏi thường gặp
Bản tự đánh giá nên dài bao nhiêu?
Theo đúng giới hạn của biểu mẫu. Nếu viết tự do, một đến hai trang là đủ. Quản lý cần đọc nhiều bản, nên ngắn và rõ sẽ được đọc kỹ hơn.
Có nên tự chấm điểm cao để được thưởng nhiều hơn?
Chấm sát thực tế và có bằng chứng sẽ thuyết phục hơn. Điểm cao không có lý do dễ khiến quản lý nghi ngờ cả những phần bạn viết đúng.
Nhân viên thử việc có phải viết tự đánh giá không?
Tùy quy định từng công ty. Dù không bắt buộc, bạn vẫn nên tự viết một bản ngắn để chuẩn bị cho buổi đánh giá kết thúc thử việc.
Viết bằng tiếng Anh hay tiếng Việt?
Theo ngôn ngữ biểu mẫu và ngôn ngữ làm việc của quản lý trực tiếp. Nếu không chắc, hãy hỏi phòng nhân sự trước khi viết.
Lời kết
Bản tự đánh giá không phải thủ tục cho có. Đó là cơ hội để bạn kể lại một năm làm việc bằng chính lời của mình, có số liệu và có định hướng. Hãy bắt đầu ghi chép ngay từ tuần này, và mở lại bài kỹ năng viết bản tự đánh giá cuối năm khi biểu mẫu từ phòng nhân sự gửi đến.