Sáu ứng viên ngồi quanh một chiếc bàn, trước mặt mỗi người là tờ giấy ghi một tình huống: cửa hàng sắp khai trương, ngân sách quảng cáo chỉ đủ cho hai kênh, nhóm có 20 phút để chọn và trình bày. Hai người phía cuối bàn từ đầu đến cuối không nói câu nào. Một người nói liên tục, gạt mọi ý khác. Người được gọi vào vòng sau lại là cô gái nói ít hơn anh kia nhưng biết hỏi đúng câu, ghi lại ý của từng người và đứng lên tóm tắt khi nhóm sắp hết giờ. Đó là bản chất của phỏng vấn nhóm.
Hình thức này hay gặp ở các chương trình tuyển thực tập sinh, quản trị viên tập sự, vị trí bán hàng, chăm sóc khách hàng và những đợt tuyển số lượng lớn. Với sinh viên mới ra trường, đây thường là lần đầu bị quan sát cùng lúc với người khác, nên dễ rơi vào một trong hai thái cực: co lại hoặc cố át người khác.
Các dạng phỏng vấn nhóm thường gặp
Dù tên gọi khác nhau, phần lớn các vòng nhóm rơi vào ba dạng dưới đây. Biết trước dạng bài giúp bạn đoán nhà tuyển dụng muốn nhìn thấy điều gì.
Với dạng thảo luận tình huống, không có đáp án đúng duy nhất. Với dạng giải bài toán chung, kết quả có quan trọng nhưng cách nhóm đi tới kết quả còn quan trọng hơn. Còn đóng vai thường dành cho các vị trí tiếp xúc khách hàng, người chấm sẽ xem bạn có giữ được giọng bình tĩnh khi bị làm khó hay không.
Nhà tuyển dụng chấm điểm những gì
Trong phòng thường có hai đến bốn người quan sát, mỗi người theo dõi vài ứng viên và ghi chép theo một bảng tiêu chí. Bảng này khác nhau giữa các công ty, nhưng thường xoay quanh các nhóm sau:
- Giao tiếp: nói rõ ý, đúng trọng tâm, không vòng vo.
- Lắng nghe: có tiếp nối ý người khác hay chỉ chờ đến lượt mình.
- Hợp tác: giúp nhóm tiến lên hay kéo nhóm vào tranh cãi.
- Tư duy: đặt câu hỏi đúng, nhìn ra rủi ro, dùng dữ kiện.
- Thái độ dưới áp lực: khi bị phản bác, khi hết giờ, khi bị hỏi khó.
Để hiểu sâu hơn về những phẩm chất nhà tuyển dụng đang ưu tiên, bạn có thể đọc thêm bài nhà tuyển dụng thực sự đang tìm kiếm điều gì.
Nên nhận vai trò nào trong nhóm
Không ai giao vai cho bạn, nhưng một nhóm tự nhiên sẽ hình thành vài vai trò. Chọn vai hợp với tính cách và năng lực thật của bạn, đừng giành vai chỉ vì nghĩ nó được điểm cao.
- Người mở đầu: đề xuất cách làm, ví dụ chia 5 phút đọc đề, 10 phút bàn, 5 phút chốt. Hợp với người quyết đoán.
- Người giữ giờ: nhắc mốc thời gian một cách nhẹ nhàng. Vai nhỏ nhưng rất dễ ghi điểm.
- Người ghi chép và tóm tắt: ghi ý của từng người, đứng ra tổng hợp khi nhóm phân tán. Hợp với người nói ít.
- Người phản biện xây dựng: chỉ ra rủi ro của phương án, luôn kèm một gợi ý sửa.
Vai trưởng nhóm chỉ nên nhận khi bạn thực sự điều phối được. Người nhận vai này rồi để nhóm rối thường bị trừ điểm nhiều hơn người không nhận vai nào. Nền tảng của tất cả các vai trên chính là kỹ năng làm việc nhóm bạn đã rèn ở trường và ở chỗ làm thêm.
Cách lên tiếng đúng lúc
Quy tắc đơn giản: nói trong ba phút đầu để người chấm ghi nhận sự có mặt của bạn, rồi sau đó nói ít mà chắc. Câu mở đầu không cần là ý tưởng lớn. Một câu như "Mình đề xuất nhóm đọc lại yêu cầu và thống nhất tiêu chí chọn trước" đã đủ để bạn có mặt trong cuộc thảo luận.
Khi muốn chen vào, dùng cầu nối thay vì cắt ngang: "Mình bổ sung thêm ý của bạn Lan", "Nếu theo hướng bạn Minh vừa nói thì chi phí sẽ ra sao". Gọi tên người khác là chi tiết nhỏ nhưng người quan sát rất để ý, vì nó cho thấy bạn đang nghe thật.
Xử lý khi nhóm bất đồng hoặc có người nói lấn
Bất đồng là điều tốt cho bài thi, vì nó cho bạn cơ hội thể hiện cách điều phối. Có ba tình huống hay gặp:
- Hai phe giằng co: đề nghị cả nhóm liệt kê tiêu chí chung như chi phí, thời gian, rủi ro, rồi chấm từng phương án theo tiêu chí. Tranh cãi chuyển từ ý kiến cá nhân sang dữ kiện.
- Một người nói lấn: đợi họ dứt câu, ghi nhận một ý hay của họ, rồi quay sang người im lặng: "Bạn Hà chưa nói, bạn nghĩ sao?". Bạn vừa giữ hòa khí vừa cho thấy khả năng điều phối.
- Nhóm sắp hết giờ mà chưa chốt: đứng ra tóm tắt hai phương án, đề nghị biểu quyết nhanh và ghi rõ lý do chọn.
Điều cần tránh là phản ứng bằng giọng gay gắt hay cười mỉa. Người chấm nhớ thái độ lâu hơn nhớ nội dung.
Lỗi khiến ứng viên bị loại
- Im lặng gần như cả buổi, chỉ gật đầu.
- Nói nhiều nhưng lặp lại ý cũ, không thêm thông tin mới.
- Chê ý người khác mà không đưa ra phương án thay thế.
- Quay sang nói chuyện riêng với người quan sát thay vì với nhóm.
- Bỏ qua yêu cầu đề bài, ví dụ đề cho hai kênh mà nhóm chọn ba.
Sau phần thảo luận, nhiều công ty cho mỗi người một hai phút hỏi lại. Hãy chuẩn bị sẵn một câu hỏi thực chất, tham khảo bài câu hỏi nên đặt cho nhà tuyển dụng.
Câu hỏi thường gặp
Người hướng nội có bất lợi trong phỏng vấn nhóm không?
Không hẳn. Người hướng nội thường lắng nghe tốt và tóm tắt chính xác. Chỉ cần chủ động nói sớm một lần và nhận vai ghi chép hoặc tổng hợp, bạn vẫn nổi bật theo cách riêng.
Có nên đề nghị làm trưởng nhóm ngay từ đầu?
Chỉ nên khi bạn có kinh nghiệm điều phối. Đề xuất cách làm việc cho cả nhóm cũng là một hình thức dẫn dắt mà không cần tự xưng trưởng nhóm.
Nếu nhóm chọn phương án mình không đồng ý thì sao?
Nói rõ quan điểm một lần, kèm lý do, sau đó ủng hộ quyết định chung và giúp nhóm trình bày tốt nhất. Người chấm đánh giá cao tinh thần đồng thuận sau tranh luận.
Kết luận
Phỏng vấn nhóm là bài kiểm tra xem bạn sẽ là đồng nghiệp như thế nào. Nói đúng lúc, nghe thật lòng và giúp nhóm đi tới kết quả là đủ để bạn nổi bật. Hãy đọc lại bài phỏng vấn nhóm và cách nổi bật này trước buổi thi để nhớ các tình huống mẫu.