Tuần đầu ở công ty có vốn nước ngoài, một bạn thực tập sinh từng hỏi tôi: "Em đọc tài liệu tiếng Anh được, nhưng vào họp thì im re, phải làm sao?". Câu trả lời của tôi khá đơn giản. Ở nơi làm việc, người ta không chấm điểm ngữ pháp, họ cần bạn nói được ý chính, đúng lúc và lịch sự. Phần lớn các tình huống lặp lại mỗi ngày, nên chỉ cần nắm chắc một bộ mẫu câu nhỏ, bạn đã tự tin hơn rất nhiều.
Bài này tập trung vào tiếng Anh giao tiếp công sở, tức là thứ tiếng Anh bạn dùng sau khi đã nhận việc: trong phòng họp, trong hộp thư, qua điện thoại và khi tiếp khách. Nếu bạn muốn ôn lại các nguyên tắc chung khi trao đổi với đồng nghiệp bằng tiếng Việt, có thể đọc thêm bài kỹ năng giao tiếp công sở trước.
Mẫu câu tiếng Anh dùng trong cuộc họp
Cuộc họp là nơi người mới hay ngại nhất, vì mọi thứ diễn ra nhanh và có nhiều người nghe. Mẹo của tôi là chuẩn bị sẵn một câu cho mỗi "cửa" mà bạn có thể phải mở lời. Khi đã thuộc, bạn chỉ cần thay phần nội dung.
Mở đầu và dẫn dắt
- Good morning, everyone. Thank you for joining. Câu chào mở đầu khi bạn là người chủ trì.
- The purpose of today is to agree on the timeline for the new campaign. Nói rõ mục tiêu ngay câu thứ hai.
- Let me give you a quick update on the report. Dùng khi đến lượt bạn cập nhật công việc.
Xin ý kiến và đồng ý
- What do you think about this option? Hỏi ý kiến một người cụ thể.
- Could you share your view on the budget? Lịch sự hơn khi hỏi cấp trên.
- I agree with Linh. That makes sense. Đồng ý ngắn gọn, có nêu tên người đã nói.
- That is a good point. I would also add that... Đồng ý rồi bổ sung thêm ý của mình.
Phản đối nhẹ nhàng
Người Việt thường né phản đối trong họp, nhưng ở môi trường quốc tế, im lặng dễ bị hiểu là đồng ý. Bạn vẫn có thể nói khác ý mà không gây căng thẳng, miễn là đi kèm lý do và một hướng thay thế.
- I see your point, but I am not sure the deadline is realistic.
- I have a slightly different view. Could we look at the data first?
- What if we tried a smaller test before the full launch?
Cách chuẩn bị cho một buổi họp, từ đọc tài liệu trước đến ghi biên bản, đã có trong bài kỹ năng họp hiệu quả. Khi họp bằng tiếng Anh, bạn chỉ cần thêm bước viết sẵn hai hoặc ba câu mình định nói ra giấy.
Viết email ngắn bằng tiếng Anh
Email công việc bằng tiếng Anh không cần dài. Một email tốt thường có bốn phần: lời chào, một câu nêu lý do viết, nội dung chính chia ý rõ ràng, và một câu nói rõ bạn cần người nhận làm gì. Những nguyên tắc về tiêu đề và bố cục bạn có thể xem thêm ở bài kỹ năng viết email công việc, ở đây tôi chỉ đưa mẫu câu.
- Mở đầu: Hi Anna, hoặc Dear Mr. Smith, khi viết cho người chưa quen.
- Nêu lý do: I am writing to follow up on our call yesterday.
- Gửi tài liệu: Please find the updated file attached.
- Nhờ việc: Could you please confirm the price by Thursday?
- Xin lỗi vì trả lời chậm: Sorry for the late reply. Ngắn và đủ, không cần giải thích dài.
- Kết thư: Please let me know if you have any questions. Best regards,
Một lỗi tôi gặp rất nhiều là viết cả email thành một khối chữ dài. Người đọc bận sẽ bỏ sót ý. Hãy để mỗi ý một đoạn, ngày giờ và con số viết rõ, và đọc lại một lần trước khi bấm gửi.
Gọi điện và nhắn tin công việc
Gọi điện khó hơn họp vì bạn không thấy nét mặt người nghe và không có thời gian suy nghĩ. Hãy ghi sẵn ba điều trước khi gọi: bạn là ai, gọi vì việc gì, và bạn cần kết quả gì.
- Khi gọi: Hi, this is Minh from the sales team. I am calling about the order for next week.
- Khi nghe không rõ: Sorry, could you say that again more slowly?
- Khi cần xác nhận: Just to confirm, the meeting is on Tuesday at 10 am, right?
- Khi chưa trả lời được: Let me check and get back to you this afternoon.
Với tin nhắn qua các ứng dụng chat nội bộ, bạn có thể viết ngắn hơn email nhưng vẫn nên đủ ý trong một tin, tránh gửi năm tin rời rạc. Ví dụ: Hi Tom, quick question about the report. Should I use the data from October or November?
Nói chuyện với khách hàng và đối tác nước ngoài
Khi tiếp khách, điều quan trọng nhất là làm họ thấy được quan tâm. Bạn không cần nói nhiều, chỉ cần chủ động hỏi han và nói rõ bước tiếp theo.
- Chào khách: Welcome to our office. Did you find us easily?
- Giới thiệu đồng nghiệp: This is Hoa, our project manager. She will support you from now on.
- Chuyện phiếm an toàn: hỏi về chuyến bay, thời tiết, món ăn họ đã thử. Tránh hỏi tuổi, thu nhập, tôn giáo.
- Khi chưa hiểu yêu cầu: Could you give me an example? Hỏi lại tốt hơn đoán sai.
Bảng câu thay thế cho kiểu dịch sát tiếng Việt
Nhiều câu nghe ổn trong đầu nhưng là dịch từng chữ từ tiếng Việt, khiến người bản xứ thấy lạ hoặc thiếu lịch sự. Dưới đây là vài cặp tôi hay sửa cho các bạn mới đi làm.
| Câu dịch sát | Nên nói |
|---|---|
| I will send you after. | I will send it to you later today. |
| You understand? | Does that make sense? |
| Please reply me soon. | I look forward to your reply. |
| I want to ask you a question. | Could I ask you a quick question? |
| I am busy now, wait me. | Could you give me five minutes? |
| Can you discuss about this? | Can we discuss this? |
Cách tự học 15 phút mỗi ngày
Tôi thấy người tiến bộ nhanh không phải người học nhiều nhất mà là người học đều và học đúng thứ mình dùng. Mười lăm phút mỗi ngày, chia ra như sau, là đủ để sau vài tháng bạn bớt lo khi phải nói.
- Lập một sổ tay mẫu câu, chia theo tình huống: họp, email, điện thoại, tiếp khách.
- Mỗi ngày đọc to năm câu, rồi tự đặt một câu mới với nội dung công việc của mình.
- Nghe một đoạn hội thoại ngắn về chủ đề văn phòng và nhại lại từng câu.
- Chọn một email bạn đã viết bằng tiếng Việt trong ngày, viết lại bằng tiếng Anh.
- Cuối tuần ghi âm mình nói một phần cập nhật công việc dài một phút, nghe lại để sửa.
Câu hỏi thường gặp
Tiếng Anh yếu có nên ứng tuyển công ty nước ngoài không?
Có thể, nếu vị trí đó không yêu cầu giao tiếp tiếng Anh hằng ngày ngay từ đầu. Hãy đọc kỹ mô tả công việc và nói thật trình độ khi phỏng vấn, kèm kế hoạch cải thiện cụ thể. Nhà tuyển dụng đánh giá cao sự rõ ràng hơn là nói quá.
Nói sai ngữ pháp trong họp có sao không?
Thường không sao, miễn là người nghe hiểu ý. Điều làm bạn mất điểm là im lặng suốt buổi hoặc nói vòng vo. Hãy ưu tiên câu ngắn, đúng ý, rồi dần sửa ngữ pháp sau.
Nên học tiếng Anh giao tiếp chung hay tiếng Anh chuyên ngành?
Nếu đã có việc, hãy học tiếng Anh gắn với công việc trước: từ vựng ngành, mẫu email, mẫu câu họp. Tiếng Anh chung vẫn cần, nhưng học những gì dùng ngay sẽ giữ được động lực lâu hơn.
Có nên dùng công cụ dịch khi viết email?
Được, nhưng nên viết bản nháp của mình trước rồi mới dùng công cụ để kiểm tra. Đọc lại bản dịch thật kỹ, vì công cụ đôi khi đổi giọng văn hoặc làm sai tên riêng, con số.
Lời kết
Tiếng Anh nơi làm việc là kỹ năng luyện được, không phải năng khiếu. Bắt đầu từ vài mẫu câu cho tình huống bạn gặp nhiều nhất, dùng chúng ngay trong tuần này, và thêm dần mỗi ngày. Hãy lưu bài tiếng Anh giao tiếp công sở này để mở lại trước mỗi cuộc họp hay cuộc gọi quan trọng, sau vài tháng bạn sẽ thấy mình không còn cần đến nó nữa.